Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 - Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?

Ответ

Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой - Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой - Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

Обоснование

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов

Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.

Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Такой порядок установлен пунктами 170-172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отразить в бухучете приобретение конвертов

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение - маркированные или немаркированные.

В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.

Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.

Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.

Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345-346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.

Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:

• приобретение маркированных конвертов - подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
• приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников - статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
• приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях - статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
- поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);

Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
- выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).

Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
- отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
- оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Увеличение забалансового счета 07
- отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).

2. Из статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.

В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).

В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.

Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.

Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.

Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.

Что касается срока, на который могут выдаваться денежные средства подотчетному лицу, то законодательно он не установлен. В соответствии с пунктом 6.3 Указания по ведению кассовых операций в РФ учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Таким образом, на уровне законодательных нормативных актов какого-либо ограничения по срокам представления авансовых отчетов об израсходовании денежных средств, выданных на хозяйственные расходы, не предусмотрено. Соответствующие сроки могут быть установлены внутренним нормативным актом либо определены при принятии руководителем решения по факту конкретной выдачи денег.

Предприятие находится на традиционной системе налогообложения. Порядок отражения маркированных и не маркированных конвертов в учете?

Немаркированные конверты отражайте в составе канцелярских принадлежностей (счет 10), а маркированные конверты в составе денежных документов и при использовании в деятельности списывайте по основанию, установленному в учетной политике (п.4 ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете затраты на приобретение непромаркированных конвертов могут быть учтены как затраты на приобретение канцелярских товаров, т.е. в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основание – (см. Решение Арбитражного суда г. Москва от 17.08.2006, 18.08.2006 № А40-10124/06-90-55).

А вот в Решениях Арбитражного суда г. Москвы от 23.11.2005, 05.12.2005 № А40-55022/05-99-343, от 06.07.2005 № А40-15236/05-114-111 суды указали на возможность использования налогоплательщиком подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В силу подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на почтовые услуги.
Например, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.08.2007 № А56-51990/2006 суд установил, что в доказательство произведенных расходов налогоплательщик представил авансовые отчеты и накладные со штампом почтового отделения с указанием количества и стоимости проданных марок. Как указал суд, указанные документы являются надлежащим доказательством произведенных расходов. Поэтому маркированные конверты в бухгалтерском учете следует отразить в составе денежных документов:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) маркированные конверты;

Дебет 71 (73, 26, 91-2...) Кредит 50-3

А в налоговом учете выбрать основание для признания расходов. Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия

Рекомендация: Как организовать учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин ;
– путевки, приобретенные организацией ;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности . Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности , и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3 . А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006 .

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов ). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:*

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов ).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов , письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01 ).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении .

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов . Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные

Приобрели по безналу почтовые марки номиналом 2,00руб 250штук. (конверты без марок приобретаются отдельно)Бухг.проводки:Дебет 50.3 Кредит 60.01 500,001.Надоли применять ПКО при приходовании марок и РКО при выдаче подотчетнику?2.Какие документы надо оформлять в случае прихода/расхода марок?3.При инвентаризации в форме №ИНВ-15 (например):…….1). наличных денег 1500 руб. 00 коп.2). марок 500 руб. 00 коп.…….ИТОГО фактическое наличие на сумму 2000 руб. 00 коп. Две тысячи руб 00 копПо учетным данным на сумму 2000 руб. 00 коп. Две тысячи руб 00 коп…….Правильно ли суммировать наличные + марки?

1, 2) при оприходовании или выдаче почтовых марок выписывать ПКО или РКО не нужно. Для учета приема и выдачи почтовых марок можно оформить ведомость, разработанную самостоятельно. Это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

3) поскольку сальдо по счету 50-1 «Касса» и сальдо по счету 50-3 «Денежные документы» отражаются по разным строкам баланса (строки 1250 и 1260 соответственно), целесообразно не суммировать их в инвентаризационной описи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин ;
– путевки, приобретенные организацией ;
– почтовые марки;*
– другие аналогичные документы.

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами*. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов , письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении .

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов . Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные впункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2.Статья: Покупку и выдачу путевок отражать в кассовой книге не надо

Руководство планирует приобрести несколько путевок и бесплатно выдать их сотрудникам. Знаю, что учитывать путевки надо на счете 50 «Касса» субсчет «Денежные документы». Непонятно только, нужно ли при их получении оформлять приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер? И соответственно, вносить ли данные о движении путевок в кассовую книгу?

Спрашивает
А.В. КОРОТКОВА,
гл. бухгалтер
ООО «Гранит»
(г. Магнитогорск)

Нет, оформлять приходные и расходные кассовые ордера в случае с путевками не нужно.

Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Там сказано, что приходный кассовый ордер (форма № КО-1) составляют при поступлении в кассу наличных денег. А расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – при выдаче из кассы наличных денег. В кассовой книге (форма № КО-4) также положено отражать лишь поступления и выдачи наличных денег. Про денежные документы в Указаниях по оформлению кассовой «первички» не упоминается.*

В то же время компания должна выполнять требования пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он обязывает компании оформлять все хозяйственные операции первичными документами.

Специальная форма для учета приема и выдачи путевок в законодательстве не предусмотрена. Поэтому ее можно разработать самостоятельно. Например, это может быть книга учета полученных и выданных путевок. В ней должны быть все необходимые обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Книга должна предусматривать специальные графы для фамилий получателей путевок и их подписей.*

Отвечает
Ю.Л. ДОНИН,
налоговый консультант
ООО «Аудиторская
фирма “Лаконика АНТ”»

3.Таблица: Порядок заполнения Бухгалтерского баланса

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 2

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее - Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 "Услуги связи" Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также:

• Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), - в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями - получателями бюджетных средств);
• Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 "Денежные документы".

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

• поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи";

• выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Кредит счета 0 201 35 610 "Выбытие денежных документов из кассы учреждения";

• отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество".

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

• поступление немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

Кредит счета 0 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов";

• списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения".

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

франкировальной машины

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин". Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

• полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
• наименование модели (серии) франкировальной машины;
• место установки франкировальной машины;
• возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

• расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
• расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 "Расчеты по работам и услугам".

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

• контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
• квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
• опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

• выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

• отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи";

• неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 "Поступления средств из кассы учреждения"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи".

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

• почтовый абонентский ящик - специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонентский почтовый шкаф - специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонементный почтовый шкаф - устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
• почтовый шкаф опорного пункта - специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением - пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 "Услуги связи". В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи".

Л.Ларцева

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.

Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).

От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.

Выдача и списание маркированных почтовых конвертов

Маркированные конверты представляют собой почтовые конверты с типографским нанесением почтовой марки. Право на организацию их изготовления и распространения имеет только РУП «Белпочта» <*> .

В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации <*> .

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Внимание!
Выдача почтовых маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» <*> . Причем в кассовой книге данная операция не отражается.

Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции , рекомендуем отражать следующей записью:

На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:

Внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).

Также для учета движения почтовых маркированных конвертов бюджетная организация к субсчету 132 «Денежные документы» может открыть субсчета второго порядка:

132-1 «Денежные документы в кассе»;

132-2 «Денежные документы у подотчетных лиц».

В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:

Бюджетные организации могут закрепить в учетной политике наиболее приемлемый для себя способ учета выданных под отчет почтовых маркированных конвертов <*> .

Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов

В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.

В связи с этим полагаем нецелесообразным относить немаркированные конверты к денежным документам и хранить их в кассе. Рекомендуем учитывать такие конверты в качестве канцелярских принадлежностей на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» <*> .

По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации <*> . Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:

Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями <*> :

Внимание!
Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов — по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» <*> .